Friday, July 28, 2006

Proposal simpeg

DEPARTEMEN DALAM NEGERI
REPUBLIK INDONESIA

1. Pendahuluan

Sumber daya manusia merupakan aset yang paling penting dalam sebuah organisasi, baik itu institusi pemerintahan atau swasta. Manajemen sumber daya manusia dalam sebuah institusi pemerintahan sendiri merupakan sebuah sistem yang kompleks, seiring dengan semakin besarnya jumlah pegawai yang dimiliki institusi tersebut.
Manajemen sumber daya manusia secara lengkap meliputi data pribadi, data karir, data pendidikan (formal dan informal), data remunerasi (gaji, tunjangan, penggantian biaya, dan lain-lain), data performansi kerja (absensi, penilaian, skorsing, dan lain-lain), serta data aset yang digunakan oleh pegawai tertentu.
Sebuah Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian (SIMPEG) yang terkomputerisasi dapat digunakan dalam manajemen sumber daya manusia secara terpadu. Untuk organisasi seperti Badan/Biro Kepegawaian yang mempunyai banyak sub-instansi yang secara geografis terpisah, dapat menggunakan media internet/intranet sebagai penghubung komunikasi data.
Selain untuk manajemen pegawai yang bersifat pencatatan, data kepegawaian juga digunakan bagi pihak eksekutif institusi pemerintahan untuk menilai kinerja, perencanaan sumber daya manusia, atau perubahan status kemampuan dan karir. Sistem dapat digunakan pula sebagai proyeksi sumber daya manusia ke depan.


2. Tujuan
Pengembangan SIMPEG di Badan/Biro Kepegawaian bertujuan untuk:
1. Mempercepat dan mempermudah proses integrasi, pertukaran, pengumpulan dan penyebaran informasi kepegawaian antara Pemerintah Daerah dengan Badan/Biro Kepegawaian;
2. Mempermudah pelaporan informasi kepegawaian kepada Pimpinan;
3. Mengembangkan fitur-fitur dan modul-modul tambahan sesuai dengan kebutuhan-kebutuhan Biro Kepegawaian dalam proses pengumpulan, pengolahan dan pelaporan informasi kepegawaian yang sesuai dengan Undang-undang;
4. Sentralisasi data kepegawaian, sehingga dapat menunjang pengambilan keputusan eksekutif/pimpinan dan pembuatan laporan-laporan berskala Nasional ataupun Daerah;
5. Memudahkan pengembangan dengan teknologi terkini, sehingga dapat didukung dengan sarana-sarana infrastruktur online yang sudah ada.

3. Sasaran
1. Terbangunnya aplikasi sistem database manajemen kepegawaian yang meliputi data pegawai pusat dan daerah;
2. Terwujudnya tenaga pengolah data pegawai di pusat dan di daerah yang memiliki pengetahuan tentang teknologi informasi;
3. Terbangunnya networking di bidang pengolahan data pegawai antara pusat dan daerah.

Hasil yang diharapkan adalah persamaan persepsi dalam pengolahan data pegawai melalui peningkatan kemampuan aparat pusat dan daerah, sehingga mampu menjawab segala permasalahan di bidang pengolahan data pegawai yang pada akhirnya memberikan supporting data (executive summary) kepada Pimpinan dalam mengambil keputusan.

4. Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian Berbasis Web
Sejalan dengan perkembangan dunia teknologi dan telekomunikasi yang semakin canggih di era globalisasi ini, dibutuhkan kemampuan manajemen yang kuat dan berperspektif luas dalam menjalankan roda pemerintahan.Untuk melakukan hal tersebut maka kami menawarkan sebuah solusi yaitu Sistem Kepegawaian yang akan dikembangkan sebagai sebuah aplikasi berbasis Web (Web based Application) yang berjalan pada lingkungan Intranet/Internet

4.1 Spesifikasi Teknis
Aplikasi SIMPEG dibangun dengan menggunakan antarmuka Web (Web based), yang berjalan di intranet/internet. Konsep yang digunakan adalah database terpusat, sehingga manajemen data dapat dikelola dengan mudah.
4.1.1 Keunggulan solusi Internet/Intranet
Aplikasi SIMPEG akan menggunakan media Internet/Intranet sebagai jembatan komunikasi data sistem. Internet/intranet sebagai media komunikasi merupakan solusi yang mendasar bagi komunikasi sebuah organisasi besar yang mempunyai banyak cabang, unit kerja, atau sub organisasi yang tersebar di berbagai daerah. Internet/intranet membentuk sebuah jaringan terpadu komputer tanpa mengenal batasan geografis, sehingga komunikasi data dapat dilakukan secara cepat dan akurat.
Selain itu, Aplikasi akan dapat diakses dimanapun dan kapanpun. Layanan internet dapat digunakan hampir di seluruh wilayah Indonesia, baik menggunakan saluran telepon publik (PSTN), Warung Internet, maupun menggunakan jasa penyedia jaringan internet (Internet Service Provider, ISP).
Dengan Internet/Intranet, maka sebuah organisasi dapat menghemat waktu dan biaya, serta ketepatan dalam komunikasi. Setiap cabang hanya perlu terhubung dengan jaringan Internet/Intranet untuk komunikasi data ke pusat, atau ke cabang lainnya.

4.1.2 Antarmuka Web
Penggunaan komputer sebagai alat bantu kerja dalam berbagai organisasi, termasuk dalam SIMPEG, secara awal hanya digunakan sebagai alat penyimpan dan pencetak laporan dalam bentuk dokumen kertas. Penggunaan komputer dan program spreadsheet hanya mencatat data Pegawai secara tabular. Pengolahan lebih lanjut dari data yang ada dalam spreadhseet, sangat sulit karena memang program spreadsheet tersebut tidak didesain secara khusus untuk menangani SIMPEG yang kompleks.
Setiap pengguna Aplikasi akan berinteraksi dengan Aplikasi SIMPEG, melalui antarmuka formulir masukan terkomputerisasi melalui Internet/Intranet, dan akan disimpan dalam basisdata terpusat. Setiap pengguna akan memasukkan data atau perintah melalui formulir dengan antarmuka web. Antarmuka web merupakan antarmuka standar yang ada dalam Internet/Intranet, yang mudah digunakan dan tidak memerlukan perangkat lunak khusus di sisi komputer pengguna.

4.1.3 Skema Jaringan
Aplikasi SIMPEG akan didesain dengan skema jaringan Internet/Intranet, yang diilustrasikan pada Gambar berikut.



• Server
Server ini berisi Aplikasi SIMPEG yang dikembangkan. Server ini berisi sistem operasi Linux, web server Apache, dan sistem backup/restore. Bahasa pemrograman yang digunakan adalah PHP.
• Server Basisdata
Server ini berisi sistem basis data relasional (RDBMS) yang akan menyimpan semua data yang berkaitan dengan Aplikasi SIMPEG. RDBMS yang digunakan adalah MySQL. Apabila organisasi mempunyai RDBMS lainnya seperti Microsoft SQL Server, Oracle, atau DB-2, maka RDBMS tersebut dapat digunakan
• Router/Firewall
Firewall berfungsi sebagai pengaman data dari serangan dan akses yang tidak diinginkan dari luar. Firewall ini juga berfungsi sebagai router, yang menjebatani akses dari luar.
• Akses dari luar
Aplikasi SIMPEG dapat diakses dari luar dengan menggunakan koneksi Internet. Aplikasi ini dapat diakses oleh kantor wilayah di daerah, supplier, instansi pemerintah lain, atau apabila diinginkan, diakses oleh umum.
Setiap akses dari luar harus menggunakan mekanisme otentikasi, sehingga hanya orang-orang atau pihak-pihak tertentu saja yang dapat mengakses Aplikasi SIMPEG maupun data yang sensitif. Selain itu, ada beberapa fitur yang tidak memerlukan login, yaitu fitur-fitur yang bersifat umum.


4.1.4 Keamanan
Untuk menunjang keamanan aplikasi dan data, maka Aplikasi SIMPEG akan menggunakan konsep keamanan berikut:
Keamanan jaringan, menggunakan perangkat keras firewall yang berfungsi sebagai pengamanan perangkat keras di Kantor Pusat dari akses yang tidak diinginkan
Keamanan aplikasi, menggunakan sistem login aplikasi. Setiap pengguna aplikasi akan diberikan informasi username dan password yang unik. Hal ini mencegah akses yang tidak diinginkan ke Aplikasi SIMPEG, dan dapat digunakan untuk audit aplikasi.
Keamanan grup data/fitur, yaitu pembatasan akses kelompok data atau fitur aplikasi terhadap kelompok pengguna. Berdasarkan informasi login pengguna yang diberikan, maka pengguna dapat dibatasi akses ke sebuah kelompok data atau fitur aplikasi.
Untuk keamanan integritas aplikasi, maka akan dibuat sistem backup periodik terhadap data dan aplikasi. Apabila sistem tidak stabil, maka data serta aplikasi dapat dikembalikan ke status stabil terakhir.


4.2 Spesifikasi Program Sistem Kepegawaian
Spesifikasi Aplikasi antara lain meliputi:
a. Digunakan dalam lingkungan Local Area Network (LAN), Wide Area Network (WAN) maupun personal.
b. Beroperasi berbasiskan web dengan menggunakan browser pada berbagai macam sistem operasi (Multi Operating System).
c. Fitur-fitur yang tersedia meliputi tabel-tabel yang berisikan pengolahan data kepegawaian, seperti:

1. Tabel Induk
Tabel ini berisikan data induk/utama kepegawaian, fitur-fiturnya adalah sebagai berikut:

• Identitas Pegawai
• CPNS
• PNS
• Gaji Pokok Terakhir
• Jabatan Terakhir
• Pangkat Terakhir
• Pendidikan Terakhir
• Pengalaman Kerja Sebelum DiDDN
• Lokasi Kerja
• Keterangan Badan

2. Tabel Riwayat
Tabel ini berisikan data riwayat kepegawaian, fitur-fiturnya adalah sebagai berikut:

• Riwayat Keluarga
• Riwayat Pendidikan
• Riwayat Tugas
• Riwayat Pegawai

3. Tabel Mutasi
Tabel ini berisikan data mutasi kepegawaian, fitur-fiturnya adalah sebagai berikut:
• Mutasi Jabatan
• Mutasi Pengangkatan PNS
• Mutasi Pangkat
• Mutasi Pendidikan
• Mutasi Organisasi
• Mutasi Gaji Berkala
• Mutasi Pensiun • Mutasi Keluarga
• Mutasi Bintang Jasa
• Mutasi Tugas
• Mutasi Bahasa
• Mutasi DP3
• Mutasi Hukuman
• Mutasi Cuti
• Mutasi Diklat
• Mutasi Kursus


4. Tabel Daftar Laporan
Tabel ini berisikan laporan detail per jenis data kepegawaian, laporan tersebut adalah sebagai berikut:
Daftar Nominatif
• Daftar CPNS
• Daftar PNS
• Daftar Pejabat Struktural
• Daftar PNS Fungsional
• Daftar Alumni Diklat Struktural
• Daftar Alumni Diklat Struktural Belum Menjabat
• Daftar Alumni Lemhanas
• Daftar Pejabat Penuhi Syarat Ikuti
• Daftar Alumni Pendidikan Umum
• Daftar Masa Kerja / Jabatan
• Daftar Pejabat Akan Pensiun Dalam 3 Tahun
• Daftar PNS Akan Pensiun
• Daftar Instrumen Nilai Calon Pejabat Eselon II
• Daftar Absensi Bulanan PNS
• Daftar Rekapitulasi
• Daftar Rekapitulasi PNS Pusat
• Daftar Rekapitulasi PNS DO
• Daftar Rekapitulasi Pendidikan
• Daftar Rekapitulasi Jabatan
• Daftar Rekapitulasi Pensiun Dalam 3 Tahun
• Daftar Biodata Pegawai

5. Tabel Rujukan
Tabel ini berisikan referensi dari data-data kepegawaian, fitur-fiturnya adalah sebagai beikut:
• Tabel Kartu Pegawai
• Tabel Kartu Istri
• Tabel Kartu Suami
• Tabel Agama
• Tabel Pendidikan
• Tabel Kedudukan Pejabat
• Tabel Kedudukan PNS
• Tabel Eselon
• Tabel Gaji Pokok
• Tabel Golongan Ruang
• Tabel Instansi Induk
• Tabel Jabatan
• Tabel Jenis Kepegawaian
• Tabel Kantor Pembayaran Gaji • Tabel Jenis Kelamin
• Tabel Kantor Pembayaran Gaji Daerah
• Tabel Kursus
• Tabel Kenaikan Pangkat
• Tabel Nama Pejabat
• Tabel Seminar
• Tabel Status Pegawai
• Tabel STLUD
• Tabel Wilayah
• Tabel Penataran
• Tabel Tingkat Pendidikan Umum
• Tabel Unit Kerja
• Tabel Status Perkawinan
• Tabel Golongan Darah
• Tabel Jenis Cuti
• Tabel Pekerjaan

7. Tabel Wilayah
Tabel wilayah berfungsi sebagai referensi wilayah
6. Ubah Password
Menu ini berfungsi untuk merubah password dari pengguna
8. Administrator
Menu ini terdiri dari 2 fitur yaitu:
Tabel Pengguna yang berfungsi untuk administrasi pengguna mulai dari menambah baru, merubah, menghapus dan memberi batasan akses kepada pengguna
Hapus Data Berdasarkan NIP berfungsi untuk menghapus data pada sistem kepegawaian berdasarkan NIP PNS
9. Logout
Logout berfungsi untuk keluar dari sistem kepegawaian






Berikut adalah tampilan aplikasi webbase Simpeg secara global:


Tampilan Menu Login



Tampilan Perekaman Data Induk


Tampilan Perekaman Data Riwayat


Tampilan Perekaman Data Mutasi


Tampilan Laporan


Tampilan Rujukan


Tampilan Tabel Wilayah

Tampilan Ubah Password


Tampilan Administrator


4.3 Tahapan Implementasi
Aplikasi SIMPEG akan diimplementasikan secara bertahap. Tahapan-tahapan tersebut diilustrasikan pada gambar berikut.











4.3.1 Instalasi Perangkat
Pada tahap ini, instalasi dan ujicoba Perangkat Keras dilakukan di tempat-tempat implementasi. Tahap ini dilakukan secara bersamaan dengan pengembangan Perangkat Lunak, sehingga bisa diujicobakan secara keseluruhan pada tahap Testing.

4.3.2 Testing
Pada tahap ini, Aplikasi yang telah dikembangkan dan dikodefikasi akan diujicobakan dengan pengguna. Pengguna didampingi oleh analis akan mencoba semua fitur yang ada dalam Aplikasi SIMPEG, dan apabila ada kesalahan/kekurangan fitur, maka pengguna diharapkan memberi masukan serta koreksi.

4.3.3 Revisi
Apabila terdapat pengembangan fitur, maka pada tahap ini aplikasi akan dimodifikasi kembali.

4.3.4 Training
Training dilakukan sebagai pelatihan pengguna terhadap aplikasi yang baru. Training dilakukan dengan metoda hands-on, yaitu pengguna dilibatkan langsung pada uji coba Aplikasi menggunakan kasus-kasus.

4.3.5 Implementasi/Migrasi
Pada tahap ini, aplikasi akan diimplementasikan pada lingkungan operasional. Semua data yang ada dalam aplikasi eksisting sebelumnya, akan dimigrasikan ke aplikasi baru.
Spesifikasi Perangkat Lunak
Aplikasi SIMPEG dibangun dengan menggunakan Perangkat Lunak sebagai berikut:
Operating System : RedHat Linux
Database System : MySQL
Web Server : Apache
Programming Language : PHP
Client Operation System : Windows XP, 98, 2000, Windows NT, (Multi O/S)

Spesifikasi Perangkat Keras
Aplikasi SIMPEG diimplementasikan dengan menggunakan Perangkat Keras sebagai berikut:
a. 1 unit Server
Spesifikasi : - Intel Xeon 3.0GHz, SUPPORT DUAL PROCESSORS Spesifikasi1MB Cache, 800MHz FSB
- Memory 512MB (2x256) up to 4GB ECC registered DDR2 SDRAM
- HDD 36GB Ultra320 (15K RPM, 80-pin / HOT PLUG)
6 x 1" Hot-Swap
- 48X CD-ROM / FDD
- 6 Total PCI Slots (2x PCI Express)
- REDUNDANT PS 2x675W
- Integrated Single Channel SCSI Controller
- Integrated Gigabit NIC
- VGA ATI Radeon 16MB SDRAM
- Keyboard & Mouse
- 17” Monitor CRT
- 3 Years Warranty




b. 3 unit Client
Spesifikasi : - Micro Tower Black - Intel Pentium IV 3.0 Ghz HT, 1MB Cache, 256MB (1x256) 400MHz DDR SDRAM Memory (Max. 2GB, 2 DIMM Slots)
- intel 865GV Chipset w/ 800MHz FSB Hyper-Threading
- 80GB HDD UltraATA/100 7200 rpm
- FDD, 3 PCI, 1 Serial, 1 Paralel, 6 USB
- Keyboard & Mouse
- CD-ROM
- Integrated intel extreme graphic (up to 64MB) w/ NO AGP Slot
- NIC 10/100
- XP HOME
- 17" CRT Monitor
- 3 Years Warranty


5. Penutup
Dengan adanya Aplikasi SIMPEG ini, Badan/Biro Kepegawaian sebuah institusi pemerintahan akan memperoleh nilai tambah dalam pelaksanaan tugas pokok dan fungsi yang diembannya dengan manajemen SIMPEG yang lebih cepat, efisien dan efektif.
Aplikasi SIMPEG dapat dikembangkan lebih lanjut sesuai dengan kondisi dan kebutuhan riil dari Badan/Biro Kepegawaian suatu institusi pemerintahan dikemudian hari sehingga biaya yang telah dikeluarkan dapat menjadi sebuah investasi yang berkesinambungan.

Selamat datang bagi para pengelola database kepegawaian

Melalui blog ini, saya mengajak kawan-kawan sesama pengelola database kepegawaian untuk saling bertukar pengalaman dan informasi.